طراحی و ساخت سامانه MIS

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چیست

سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) به بخش کنترل سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری یک شرکت اشاره دارد که به اعضا سازمان کمک می کند تا در تصمیم گیری های مهم عملکرد بهتری داشته باشند. اجزا سیستم های اطلاعات مدیریت شامل اطلاعات(Information)، سیستم(System) و مدیریت(Management) می باشد. این اصطلاحات در مجموع بیانگر مفهوم سیستم های مدیریت اطلاعات می باشد. در هر سازمان اطلاعاتی وجود دارد که نیازمند توجه و پردازش می باشد. توجه نمودن به این اطلاعات بصورت مرتبط با یکدیگر و اصطلاحا بصورت سیستمی، سبب سازمان دهی اطلاعات گردیده و فرایند بکارگیری اطلاعات را در سازمان معنا دار می کند. در نهایت با مدیریت سیستم های اطلاعات می توان از خروجی فرایند مدیریت سیستم های اطلاعاتی در تصمیم گیری های مدیریتی استفاده نمود. علاوه بر اینکه می‌توان MIS را به صورت بخشی در داخل شرکت تعریف کرد، این واژه می تواند به نوعی نرم افزار کامپیوتری اشاره کند که اطلاعات مختلف را ذخیره، سازمان دهی و تجزیه و تحلیل می کند. این سیستم به طور مشخص به عملیات داخل سازمان توجه داشته و به بیرون از سازمان توجهی ندارد. عملیات گسترده سازمان را خلاصه کرده تا مدیر وظایفش را به طور کاراتر انجام دهد. توجه این سیستم به گذشته و حال است. سیستم مدیریت اطلاعات منعطف نیست و توان تحلیل وسیع و پردازش پیچیده را ندارد. مدل های مورد استفاده این سیستم ساده اند و برای گزارش گیری طراحی شده اند.

تاریخچه MIS چیست؟

MIS یا اتوماسیون الکترونیکی روش‌های مختلف شمارش، ثبت سوابق و روش‌های حسابداری است.  قدیمی‌ترین قدیمی‌ترین نوع این سیستم، روش ثبت دفتری بود که مدیر، کسب‌وکار خود را در آن پیگیری می‌کرد. اتوماسیون در دهه ۱۸۸۰ به شکل کارت‌های جدول‌بندی پانچ، که می‌توانستند دسته‌بندی و شمارش شوند ظهور کرد.
عناصر اطلاعاتی که در دستگاه‌های کارت پانچ وارد می‌شد، ضبط می‌شدند. سپس کارت‌ها توسط ماشین‌های دیگری پردازش می‌شدند. درواقع هر کارت معادل یک رکورد پایگاه‌داده امروزی بود.
هنگامی که اولین کامپیوترها پس از جنگ جهانی دوم ظهور کردند سیستم‌های کارت پانچ، هم به‌عنوان قسمت ورودی (تغذیه داده‌ها و برنامه‌ها) و هم به‌عنوان خروجی استفاده می‌شدند. سیستم‌های کارت تا دهه ۱۹۷۰ به طور کامل ناپدید نشدند.
آن‌ها در نهایت با رسانه‌های ذخیره‌سازی مغناطیسی (نوار و دیسک) جایگزین شدند. رایانه‌هایی که از چنین رسانه‌های ذخیره‌سازی استفاده می‌کنند، سرعت محاسبه را افزایش می‌دهند. کامپیوتر همچنین توابع محاسبه را معرفی کرد. با پیشرفت و کامپیوتری شدن سیستم اطلاعات مدیریت، مهم‌ترین عملکردهای حسابداری توسعه یافت.

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چه کاربردهایی دارد؟

سیستم اطلاعات مدیریت که به‌اختصار MIS نامیده می‌شود، سیستمی است که اطلاعات مربوط به سازمان را جمع‌آوری، سازماندهی و پردازش می‌کند و درنهایت در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد. مدیران نیز از این اطلاعات به‌منظور شناخت بهتر سازمان و در نتیجه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند. این سیستم در کمک به ایجاد ارزش در کسب‌وکار و به‌کارگیری تکنولوژی اطلاعات جهت تحقق اهداف عالی بسیار موثر است. همچنین بهبود توانمندی مجموعه در جنبه‌های تکنولوژی، سازمانی و منابع انسانی و قابل‌دسترس نمودن اطلاعات لازم و مرتبط نیز از دیگر مزایای این سیستم می باشد.

MIS در چه زمینه هایی استفاده می‌شود؟

امروزه از سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS در حوزه هایی مانند حوزه نرم افزار سیستم پشتیبان تصمیم گیری، برنامه های مدیریت منابع و پرسنل، مدیریت پروژه و برنامه های بازیابی پایگاه داده استفاده می شود.

ساختار سیستم مدیریت اطلاعات تشکیل شده از چه عناصری است؟

سیستم مدیریت اطلاعات از پنج جز اصلی تشکیل شده است. که در این بخش به تفضیل درباره هرکدام از  اجزا خواهیم گفت.

• سخت افزار

منظور از سخت افزار بخش ماشینی سیستم مدیریت اطلاعات است. بدون داشتن کامپیوتر، چاپگر، سرور و سایر ماشین آلات این چنینی قادر نخواهید بود به سیستم مدیریت اطلاعات دسترسی داشته باشید یا از آن استفاده کنید. برای تبدیل داده ی خام به اطلاعات سودمند به ماشین هایی از قبیل آن چه نام برده شده نیاز دارید. با بارگذاری اطلاعات به صورت آنلاین، کاربران مختلفی با داشتن گذرواژه از طریق کامپیوتر می توانند به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند. سیستم مدیریت اطلاعات را می توانید برای گروه های مختلف مدیریت که از طریق لپتاپ، کامپیوتر و چاپگر به سیستم دسترسی دارند به اشتراک بگذارید.

• نرم افزار

برای آماده کردن سیستم مدیرت اطلاعات به نرم افزار نیاز دارید. جدا از سیستم نرم افزاری مثل مک یا ویندوز، به نرم افزارهای حسابداری، پرداخت عوارض، سی آر ام CRM و مانند آن نیاز دارید. از این نرم افزارها در سیستم مدیرت اطلاعات استفاده خواهد شد تا بتوانید به خود سیستم مدیریت اطلاعات دسترسی پیدا کنید. همچنین برای اطلاعات خاص تر به نرم افزارهای خاص تری در تهیه و پردازش اطلاعات در سیستم مدیریت اطلاعات به آن ها نیاز خواهید داشت.

• داده

جز اصلی هر سیستم مدیریت اطلاعات، داده های آن سیستم است. سازمان ها در حوزه های مختلف، منابع و داده های مختلف و مربوط به همان حوزه را دارند. بانک و موسسات مالی داده های مالی، بیمارستان ها و مراکز سلامت اطلاعات مربوط به بخش سلامتی و وضعیت سلامتی بیماران را ثبت می کنند. نوع و حجم داده ها بر اساس نیاز سازمان ها و خدمات و محصولات آن ها متفاوت از یکدیگر است. داده همانند سوخت سیستم مدیریت اطلاعات عمل می کند. بدون داده، سیستم مدیریت اطلاعات هدفی نخواهد داشت و هر کاری انجام دهد نامربوط و بی معنی خواهد بود.

• فرآیندها

فرآیندها و رویه ها جز اصلی سیستم مدیریت اطلاعات است که هدف آن تولید گزارشات است. کاربران باید بتوانند بر اساس نوع نیازشان گزارشاتی تهیه کنند. همچنین کاربران هر جایی که لازم باشد بسته به نوع زمینه ی کاری و ابعاد سازمان باید بتوانند فرآیندها را بازسازی کنند. استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات مستلزم فرآیندهایی است که توسط افراد تعریف شده است.

• کارمندان

گروه آخری که از سیستم مدیریت اطلاعات بهره می برند، کارمندان هستند و با استفاده از آن گزارش تهیه می کنند. کارشناسان بخش فناوری اطلاعات، مدیران و سایر افرادی که به سیستم مدیریت اطلاعات دسترسی دارند یا باید دسترسی داشته باشند جز اجزای سیستم مدیریت اطلاعات به حساب می آیند.

محدودیت های سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

اگر سیستم مدیریت اطلاعات به درستی طراحی شده باشد، به خوبی اجرا خواهد شد. اگر این سیستم به درستی طراحی نشود، نمی تواند پاسخ گوی اهدافی که برای آن طراحی شده است، باشد. سیستم مدیریت اطلاعات برای رفع نیاز مدیران طراحی شده است. اگر این سیستم به درستی طراحی نشود کارآیی لازم را برای سازمان نخواهد داشت. از سوی دیگر سیستم مدیریت اطلاعات برای افراد باتجربه طراحی شده است و فقط این افراد می توانند استفاده ی لازم را از آن ببرند. اگر کاربری تجربه ی کمی داشته باشد به خوبی نمی تواند از تمامی مزایای سیستم مدیریت اطلاعات استفاده کند.
سیستم مدیریت اطلاعات بدون داده ها هیچ است. همچنین اطلاعاتی که در اختیار آن قرار می گیرد به طور مرتب باید به روز رسانی شود. داده همانند سوخت سیستم مدیریت اطلاعات است. اگر داده و اطلاعاتی منسوخ یا کهنه شود، گزارشاتی که بر مبنای آن تهیه می شود باعث اتخاذ تصمیمات اشتباه می شود.