سامانه اختصاصی ERP چیست؟
ERP مخفف عبارت enterprise resource planning به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. سیستمی در قالب یک برنامه کاربردی که در هسته خود فرایندهای کسب و کار را خودکار میکند و بینش و کنترل‌های داخلی را ارائه میدهد. ورودی‌های این سیستم از بخش‌هایی مثل حسابداری، تولید، مدیریت، زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی جمع‌آوری شده و توسط یک پایگاه داده مرکزی در اختیار تمام بخش‌ها قرار می‌گیرد.
سیستم ERP به‌طور گسترده در مشاغل مختلف به‌ویژه شرکت‌های بزرگ به کار گرفته می‌شود. چراکه پیچیدگی اقتصاد جهانی و تقاضاهای مصرف‌کننده مدرن، ساده‌سازی فرآیندهای تجاری و مدیریت و بهینه‌سازی داده‌ها را حیاتی کرده و ERP معمولا پایه و اساس این قابلیت‌ها است.
ERP در ابتدایی ترین سطح خود این فرآیندها را در یک سیستم واحد ادغام میکند. سیستم‌های ERP مدرن از جدیدترین فناوری‌ها - مانند ماشینی لرنینگ و هوش مصنوعی - برای ارائه هوش، دید و کارایی در تمام جنبه‌های یک تجارت استفاده می‌کنند.
ERP یک رویکرد پایگاه داده مشترک برای مدیریت بخش‌های مختلف در حال حرکت یک سازمان است و به شما این امکان را میدهد تا چشم انداز گسترده‌تری داشته باشید.
برنامه ریزی منابع سازمانی به شما این امکان را میدهد که یک تصویر کامل‌تر از آنچه در کسبوکار شما می‌گذرد داشته باشید. همچنین توانایی مدیریت تمام گزارش‌های انفرادی ایجاد شده توسط فرآیندهای تجاری مختلف در همان نرم افزار را به شما میدهد.
چرا ساخت سامانه اختصاصی ERP
شرکت‌های در حال رشد همیشه به نقطه‌ای می‌رسند که دیگر صفحه گسترده اکسل پاسخگوی نیازشان نیست و باید به‌سمت نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی حرکت کنند. سیستم‌هایی که اطلاعات کلیدی کسبوکار را جمع‌آوری و سازماندهی کرده و تحت هر شرایطی، حتی درصورت گسترش کسبوکار، عملیات کارآمد سازمان را تضمین می‌کنند.
یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) برای سازمان مانند یک سیستم اعصاب مرکزی عمل میکند. این مرکز، اطلاعات مختلف مربوط به فعالیت و وضعیت بخش های مختلف بدنه سازمان را جمع آوری کرده و این اطلاعات را برای استفاده سایر بخش هایی که بدان نیاز دارند در اختیار آنها قرار میدهد. اطلاعاتی که در سیستم erp جمع آوری می شوند، در زمان خود توسط کاربران در سیستم وارد می شوند. کاربران مجاز سیستم با در اختیار داشتن دسترسی های لازم به طبقات مختلف اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت.
عملکرد نرم افزار ERP را می توان برای سازمان به عملکرد سیستم اعصاب مرکزی در بدن انسان تشبیه نمود. ظرفیت ابن سیستم فراتر از مجموعه ای از توانایی های اعضای جداگانه بوده و موجب رسیدن به هوشیاری و درک عمیق تر می شود. این سیستم از طریق مرتبط نمودن اطلاعات بخش های مختلف همچون تولید، مالی، پخش و منابع انسانی به سازمان کمک میکند تا درک بهتری از عملکرد خود داشته باشد. همچنین یک سیستم یکپارچه ERP با به هم پیوستن و یکپارچه سازی تکنولوژی های مختلف به کار رفته در بخش های جداگانه یک سازمان، موجب حذف سیستم های ناکارآمد و تکراری می شود که برای سازمان بسیار هزینه بر هستند. این فرایند شامل یکپارچه سازی حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل موجودی، سیستم کنترل سفارش های خرید و فروش و دیتابیس (پایگاه داده) اطلاعات مشتریان می شود.
مروری بر تاریخچه ERP
برنامه‌های کاربردی تجاری کامپیوتری در دنیای حسابداری و مالی برای اولین بار در دهه 1960 با استفاده از رایانه‌های بزرگ متولد شدند. این برنامه‌های پیشگام سریع‌تر و دقیق‌تر از فرآیندهای دستی بودند - اما گران بودند، از نظر عملکرد محدودیت داشتند و همچنان کند بودند. دیری نگذشت که این برنامه‌ها باعث توسعه راه‌حل‌های اختصاصی و مستقل مانند پردازش سفارشات فروش و برنامه‌ریزی نیازمندی‌های تولید (manufacturing requirements planning or MRP) شدند.
در اواسط دهه 1980 رقابت در بخش تولید در حال افزایش بود و به ابزارهای جدید نیاز داشتند. نرم افزار جدید MRP II یکپارچه حسابداری و امور مالی، فروش، خرید، موجودی، و برنامه ریزی و برنامه ریزی ساخت که ارائه یک سیستم یکپارچه به سازنده ارائه می‌داد.
در اواخر دهه 1990 ERP معرفی شد. ERP با ارائه خدمات به طیف وسیع تری از صنایع و با ترکیب MRP II، منابع انسانی، حسابداری پروژه و گزارش کاربر نهایی، بخش فناوری را متحول کرد.
در اوایل قرن بیست و یکم و همین دوره کوتاه، سرعت اینترنت سریع‌تر شد و ابزارهای توسعه جدید دوباره مجموعه‌های ERP را متحول کردند. معرفی نرم افزار مبتنی بر مرورگر راه را برای نرم افزار ابری ERP هموار کرد، پیشرفتی که هم دامنه و هم عملکرد راه‌حل‌های ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) را گسترش داده است.
ERP چه کاربردهایی دارد؟
در سازمانی بدون برنامه ERP ، هر بخش کسب و کار، اقدامات خاص خود را بهینه می کند اما با داشتن نرم افزار ERP ، هر بخش، سیستم خود را دارد ولی از طریق یک نرم افزار با یک رابط به همه سیستم ها قابل دسترسی بوده و می توان با دیگر بخش های سازمان راحت تر اطلاعات را به اشتراک گذاشت.
پس برنامه های ERP می توانند با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، فروش، امور مالی، توزیع و منابع انسانی با یکدیگر ، به یک شرکت کمک کنند تا خودآگاه تر شود و از آنجا که هر بخش از سازمان فن آوری های مختلفی را مورد استفاده قرار می دهد با این حال آنها را به یکدیگر متصل کرده و می توان گفت یک نرم افزار ERP قادر است که فرایندهای پر هزینه و تکراری کسب و کار شما را از بین ببرد.
مهم ترین ویژگی‌های سیستم ERP
هر سیستم ERP مدرن با توجه به صنعتی که ارائه می‌دهند و ماژول‌هایی که ارائه می‌دهند، یک لیست طولانی از ویژگی‌های نرم افزار خواهد داشت.
با این وجود، تمام سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی باید دارای این ۱۰ ویژگی برتر باشند:
- نسخه واحد حقیقت که داده‌ها برای کاربران تأیید شده سازگار و متناسب است
- اطلاعات و هشدارهای به روز، با گزارش سلف سرویس در تمام عملیات
- ارائه بصری اطلاعات با داشبورد،KPI و تجزیه و تحلیل برای کمک به تصمیم گیری سریع و آگاهانه
- انتخاب استقرار مانند cloud، پیش فرض یا ترکیبی
- فرآیندهای تجاری استاندارد و پیشرفته، مانند اتوماسیون با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین
- ابزار پیکربندی فرآیندها و کاربران (از جمله مشتریان و تأمین کنندگان) و همچنین واحدهای تجاری، مکان‌ها و خطوط تولید
- ادغام راحت و آسان با سایر راه حل‌های نرم افزاری، از جمله سیستم‌های شخص ثالث
- بستر فناوری سریع، اثبات شده و پایدار برای این سرمایه گذاری طولانی مدت است
- پشتیبانی فناوری از اینترنت اشیا (IoT) ، امنیت و حریم خصوصی، موبایل، تجارت الکترونیکی و سایر اولویت‌های تجاری
- پشتیبانی چند ملیتی از جمله زبان‌ها و شیوه‌های تجاری، و همچنین cloud، آموزش، میز راهنما و خدمات پیاده سازی
