اتوماسیون شرکتی

نرم افزار اتوماسیون شرکتی چیست ؟

اتوماسیون شرکتی ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند برای موفقیت اتوماسیون شرکتی در سازمان بسیار مهم است.

نرم افزار اتوماسیون شرکتی به اتوماسیون فرایندهای شرکتی و ارتباطات سازمانی و در صورت نیاز سازمان به مدیریت فرایند های کسب و کار به اتوماتیک سازی روال ها می‌پردازند. کارها، درخواست‌ها، دستورها،مکاتبات شرکتی و نامه ها و … در ساختار چرخهٔ کاری (Work Flow) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می‌آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون شرکتی وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیت‌های شرکتی را اتوماسیون شرکتی می‌نامند. نرم‌ افزارهای این سیستم را نرم‌افزارهای اتوماسیون شرکتی می‌نامند.بسیاری از نرم ‌افزار های شرکتی در واقع سیستمهای مدیریت اطلاعات شرکتی (MIS) یا از زیر شاخه های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی (ERP) هستند.یکی از زیر سیستم های مهم در بهترین نرم افزار های اتوماسیون شرکتی ، مدیریت فرایند های کسب و کار یا به اختصار BPMS می باشد که دارای اهمیت بالایی برای سازمان هایی ست که روال های مختلف و پر استفاده ای را در بین کارکنان خود دارند و این روال ها نیازمند مدیریت و شبیه سازی در اتوماسیون شرکتی می باشد.

اهمیت دارا بودن اتوماسیون شرکتی

وظیفه اصلی اتوماسیون شرکتی ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در میان امور شرکتی و اجزای مختلف یک مجموعه می‌باشد. این امور با بهره‌گیری از نرم‌افزار اتوماسیون شرکتی که شامل نرم افزار ها و سخت‌افزار‌هایی هستند که اجزا مختلف یک مجموعه را با یکدیگر هماهنگ ساخته و یکپارچگی مناسبی را ایجاد می‌کند و به مجموعه قابلیت انجام امور شرکتی از قبیل: مدیریت اطلاعات سیستمی، انجام امور حسابرسی، بررسی پست‌های الکترونیکی و غیره را به صورت یکپارچه و آسان، فراهم می‌سازد و بنیان امور مجموعه را بر روی داده های دیجیتال پیش می‌برد.

پیاده سازی سیستم یکپارچه با بهره‌گیری از نرم افزار اتوماسیون شرکتی، برای مجموعه‌های تجاری و سازمانی شرایطی را فراهم ساخته تا بتوانند با برنامه‌ریزی و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی تولیدات خود را به حد قابل ملاحظه‌ای بالا ببرند. در ابتدا این سیستم تنها در جهت پردازش داده‌ها و کلمات در مجموعه‌های شرکتی مورد استفاده قرار می‌گرفت اما امروزه پس از پیشرفته‌تر شدن و کامل‌تر شدن نرم‌ افزار‌ اتوماسیون شرکتی، چیزی بیشتر از یک پردازش‌کننده کلمات و داده استفاده می‌شود و در نمونه‌ها‌ی کنونی این نرم‌ افزار این قابلیت در نظر گرفته شده است تا بتوانند در محیط بیزینسی و شرکتی وظایف سنگین‌تری مانند امور حسابرسی، یکپارچه‌سازی تولیدات، سیستم‌‌های نامه‌نگاری و غیره بر عهده گیرند.

مزایای اتوماسیون شرکتی

ذخیره‌سازی داده‌ها در بانک اطلاعات و امکان دسترسی به آنها

از آنجایی که بانک اطلاعاتی مجموعه‌ها و سازمان‌های شرکتی شامل اطلاعات و داده‌های مهمی هستند می‌بایست در فضایی مطمئن قرار گیرند تا در هر لحظه که به آنها نیاز بود بتوانند به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته و تغییرات مد نظر را اعمال نمایند. سیستم اتوماسیون شرکتی این امکان را برای مجموعه‌ها فراهم می‌سازد و بانک اطلاعاتی وسیع و گسترده‌ای را در اختیار مدیران و کارکنان قرار می‌دهد تا بتوانند انواع فایل‌های مدارک، متون و تصاویر را دخیره سازی و یا ویرایش نمایند.

طبقه بندی و مدیریت داده ها

یکی از اساسی‌ترین چالش‌های مجموعه‌های شرکتی طبقه‌بندی و مدیریت این داده‌های شرکتی-تجاری است. برای نگهداری هرچه بهتر از این داده‌های مهم و اساسی می‌بایست آنها را در دسته بندی‌های مخصوص خود قرار داد. نرم افزار اتوماسیون شرکتی این وظایف را بر عهده می‌گیرد و با ایجاد نظم و یکپارچگی در آن اطلاعات شما، تمامی داده‌ها را بسته به انواع آنها طبقه‌بندی می‌نماید و با این رویداد دسترسی به داده مد نظر سیار ساده‌تر از قبل رخ می‌دهد.

تبادل داده‌ها و اطلاعات

ایجاد هماهنگی در میان کارکنان و مدیران است که پیشرفت و ترقی را حاصل می‌کند. سیستم اتوماسیون شرکتی داخلی این امر را با ایجاد قابلیت تبادل و ترانسفر اطلاعات و داده‌ها در میان کامپیوتر‌های مختلف یک مجموعه و کارکنان آن، آسان می‌سازد. برای بهره‌مندی از این قابلیت تنها به یک شبکه LAN محلی و اتصال در میان تمامی سیستم‌های یک مجموعه نیاز است تا کارکنان بتوانند اطلاعات و داده‌های خود را با راحتی تبادل نمایند.

دقت نرم افزارها اتوماسیون شرکتی

دقت ماشین‌ها در محاسبات و انجام امور شرکتی و دفتری را نمی‌توان با دقت ذهن انسان مقایسه نمود. ماشین‌های محاسباتی و سیستم‌های شرکتی قادرند هزاران عملیات در کسری از ثانیه بدون ایجاد خطایی در محاسبات انجام دهند که این امر می‌تواند دقت شگفت‌انگیز سیستم‌های شرکتی را به نمایش بگذارد. با توجه به این موارد در دفتر‌ها و شرکت‌های تجاری که اطلاعات و محاسبات بسیار حساس و اساسی می‌باشند نیز می‌بایست امور محاسباتی را به سیستم‌های اتوماسیون شرکتی سپرد تا با دقت هرچه تمام‌تر محاسبات را صورت دهند.

صرفه جویی در وقت، هزینه و منابع انسانی

شرکت یا مجموعه‌ای موفق است که بتواند امور شرکتی خود را با حذف هزینه‌های اضافی انجام دهد تا در این شرایط سوددهی بیشتر برای مجموعه فراهم شود. در جهت انجام امور شرکتی مختلف، مجموعه نیز به نیرو‌ی انسانی و کارکنان متخصص و آشنا با امور آن بخش نیاز دارد. نکته‌ی جالب توجه این است که تمامی این امور شرکتی می‌توانند به دست سیستم‌ها و ماشین‌آلات شرکتی انجام پذیرند و در این صورت مجموعه می‌تواند در هزینه و استفاده از منابع انسانی و کاری صرفه‌جویی نماید. همانطور که اشاره شد سیستم‌های اتوماسیون شرکتی می‌توانند امور تخصصی را در زمانی بسیار اندک با نهایت دقت انجام دهند، که این پدیده می‌تواند علاوه بر هزینه و منابع در زمان نیز موجب صرفه‌جویی شود.

کاربردهای اتوماسیون شرکتی

فعالیت‌های بازاریابی

در بازاریابی ایمیلی یا در واقع همان اتوماسیون ایمیل مارکتینگ، سازمان‌ها می‌توانند از نرم‌افزارها برای ارسال ایمیل به فهرست مشتریان در یک زمان‌بندی از پیش مشخص شده استفاده کنند و به این طریق موجب کاهش هزینه‌های اجرای کمپین‌ها به صورت دستی شوند. همچنین به کمک اتوماسیون می‌توان فعالیت‌های بازاریابی را به سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) وصل کرد و حتی مشتریان را با ارسال پیام‌های خودکار در شبکه‌های اجتماعی با این نرم‌افزارها مورد هدف قرار داد.

منابع انسانی

سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف گسترده‌ای از وظایف منابع انسانی، از جمله بررسی رزومه‌ها، زمان‌بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادات شغلی، استخدام نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را به صورت خودکار درآورد. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند به کمک تجزیه و تحلیل داده، آگاهی بیشتری از روش‌های افزایش بهره‌وری کارکنان پیدا کنند.

فرآیندهای فروش

ابزارهای اتوماسیون فروش مصل Salesforce و سرویس‌های نرم‌افزاری (SaaS) به تیم‌های فروش این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری را به ثبت فعالیت‌های مربوط به معاملات اختصاص دهند و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید می‌شود، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند وظایف تکراری در طول فرآیند فروش را به صورت خودکار درآورند، همچون تشخیص کیفیت لیدها و فرصت‌های فروش با توجه به سفر خریدار، سپردن مشتریان بالقوه به نمایندگان فروش مناسب برای آنها و ایجاد پیش‌بینی فروش با پشتوانه داده‌ها.

امور مالی و حسابداری

با خودکارسازی برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند برای کارهای مهم‌تر مثل تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان زمان بگذارند. برای مثال در مدیریت حساب‌های پرداختنی (AP)، ثبت داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، صورت‌حساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده و تأییدیه‎‌ها به طور خودکار پیگیری می‌شوند. این امر موجب کاهش خطاهای موجود در داده‌ها شده و از تقلب از طریق نظارت هوشمند جلوگیری می‌کند.